こんにちは、Tawaです。
こんな風に新人に対して悩んでいる人へ。
配属したてのど新人ならまぁまだわかるんですよ。でも配属後しばらく経って、しかも「ちゃんと電話に出てね」って言ってもまだ電話に出ない。
配属当初、電話は積極的に出るようにと教えたはずなんですけど、電話が鳴り続けていてもガン無視。しょうがないから私や私よりも上の立場の人が出て応対せざるを得ない。
はっきり言って頭にきますよね…。
そんな新人を指導する立場にあるあなたに対して、同じ悩みを抱えていたTawaからどうやって説得すればいいかアドバイスさせてもらいます。
「なぜ新人が電話に出なきゃいけないのか」その理由を説明するのに役立つと思います（はっきり言ってこんな事を言わなくても自分で必要性を感じてほしいところではありますが）
新人が電話に出るように説得するポイント
正直なところ、私が新人だった頃も電話は苦手でした。その時の気持ちを思い返してみると、おそらく新人の心理としては次のようなものがあると思います。
- なんで自分が電話に出なきゃいけないの？
- 電話に出て失敗したらどうしよう・・・
私はこんなことを思いつつも電話に出るのは新人の仕事という認識でちゃんと出るようにしていたんですけどね・・。今の新人には納得できる理由が必要なようで。
こうしたネガティブな心理に対してどうやって働きかけていくか、次の事を説明してみてください。
ポイント１：人に対する気遣い
電話に出るということ自体は誰にでもできる仕事です。課長や部長はもちろんの事、新人だって受話器を取るぐらいなんてことはありません。
新人ができることが限られている一方で、会社のベテラン勢は重要な仕事に集中しています。こんな時に、できれば自分宛て以外の電話にはなるべく出たくないと思っていることでしょう。
こんな時にそういった人たちの心情や状況をくみ取って電話に出る。
これって人に対しての気遣いに当たりますよね。
気遣いができる人とできない人では当然周囲の印象も違ってきます。
とはいえ会社の人たちは「新人は電話に出て当たり前」という認識があるので、印象としてはマイナスにならないだけでプラスになる事は殆どありませんが・・・。
要するに気遣いは社会人としてというよりも、人として最低限出来てなきゃいけないという事です。
まずは「他の人へ気遣い」ができるようになろう、と教えてみてはどうでしょうか。
ポイント２：これから来る取引先とのやり取りの練習
これから取引先といろんなやり取りの機会が増えてきます。
Face-to-Faceはもちろんの事、電話でのやり取りも当然ながらあるわけで。そんなやり取りがこれからたくさんやってくるのに、電話に出る事すらできない人がまともに応対できるわけがないですよね。
私自身
- お世話になっております
- 少々お待ちください
- 承知いたしました
この辺りの言葉遣いが無意識で出るようになったのは電話応対で数をこなしたのが一因と思っていますし。
今はとにかく外部の人と話をする練習だと思ってもらうように促してみてはどうでしょうか。
ポイント3：応対のぎこちなさで新人って分かる
電話応対で失敗して周囲の人や取引先に迷惑がかかると考えていることに対しては
どうせ応対のぎこちなさで新人だってわかるから安心して！
と伝えてみてはどうでしょう。
あなたも電話を掛けた先の人の話し方や応対方法で
「あ、こいつ慣れてないな・・・。新人か？」
と、新人の電話応対の垢ぬけなさってのはわかりますよね。なので多少応対がぎこちなかったり失敗されたりしても、「しょうがないかなぁ」とある程度は目をつむることができます。”ある程度は”ですが(笑)
これに関しては電話に積極的に出て、場数をこなしていくしか解決方法はありません。
ただ電話の取次を失敗したぐらいで会社をクビになるなんてことはまずないです。
あなたの失敗談を伝えつつ、恐れずに積極的に出ようよって伝えてあげてみるのもいいかもしれません。
まとめ
正直なところ頼むからこんなしょうもない事で・・・と言いたいところですが、あなたの世代と新人世代の考え方というのは違う所もあります。
その違いを受け入れて電話応対の必要性を説いてあげるようにしましょう。
後は人に対する気遣いとかってポイントも挙げたんですけど、結局のところ電話に出る事って将来の自分自身の為になるんですよね。
なので、会社のためというよりも自分自身の為になるんだよということも合わせて伝えてあげると良いのかもしれません。
新人に電話に出るように説得するために配下のポイントを伝えてあげるといいかも。
- 人に対する気遣い
- これから来る取引先とのやり取りのため
- 応対のぎこちなさはどう頑張ってもばれるから安心して
自分自身の為にっていう意識をもって伝えてあげるいいかもしれません。
最近の新人は電話に出なくて困る。どうやったら電話に出てくれるようになるんだろう・・。