仕事で報連相が上手にできない?説明下手な人が意識するべき8つのこと

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仕事の悩みのアドバイス

こんにちは、Tawaです。

  • 仕事で人に物事説明するのはどうも苦手で・・・
  • 先輩・上司に説明したら「よく意味が分からん」と言われる(泣)
  • 説明の上手い人はどういう頭の構造してるんだろ

こんな風に「説明する」っていう事に対して苦手意識を持ってる人へ。

主に若手のサラリーマンに多い印象があります。

私も若手のころはよく悩みました。上に挙げているように先輩に「よく意味が分からん」と何回も言われて嫌な思いや悔しい思いを重ねてきました。

そして社会人10年目を過ぎた今でも苦労することがあります。(だいぶましにはなったと思いますけど)

それだけ「人に物事を説明する」っていうのは難しい。

この記事では、その説明するっていう事に対して長年苦労と失敗と成功を重ねてきた私が意識していることをお伝えします。

もしあなたが「説明する」ということに対して苦手意識を持っているのなら、参考になると思います。

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その1:自分で説明しなきゃいけないことをちゃんと理解する

1つ目。

自分で説明しなきゃいけないことを自分自身で把握する。

もうこれは大前提ですね。

自分が理解できてないことを人に説明できるはずがありません。理解してるかしてないかはあなた自身が判断できると思います。

ちゃんと腑に落ちるまで状況を整理してそれから説明に臨むようにしたほうがヨシ。

私も若手のころ、

  • 中途半端にしか理解できてない
  • 状況整理が不十分

こんな状態で人に説明をすることを何回もやっちゃいました。当然ダメ出し食らいまくって撃沈ですよね。最低限の準備はしたうえで臨むように!

理解できてないことをやむを得ず説明の中に含める場合

ただそうはいっても状況によっては理解できてないことを説明に含めざるを得ない時もあると思います。

そんなときは「~に関してはまだ理解できていないんですが」といったように、ちゃんと理解してないことを伝えるようにしましょう。

人によってはダメ出しをしてくる人もいるかもしれませんが、仕方ないです。

こんな状況は誰にでも往々にしてあるのでこれでへこむ必要はないですよ。

理解してないことを隠したまま説明をすると後々大けがすることになりますのでここは気を付けてください。

その2:何を説明して何を省略するか切り分ける

2つめ。

何を説明して、何を説明しないか。これを説明前に決めておくようにしましょう。

何を説明して何を端折るか決める基準は「誰に対して説明をするか?」です。

例えば同じ内容の事を自分の先輩に説明する場合と、課長や部長といった上司に説明する場合を考えてみます。先輩・課長・部長ってあなたのやってる仕事を把握してる度合いも違いますし、持ってる知識も違います。

私はエンジニアなのでエンジニアの立場での話になりますが、例えば実験結果の報告をする場合なんかだと、あなたの仕事に関して一番理解してるのは先輩でしょう。

逆に課長、部長は先輩ほど把握できないですし、あなたが担当してる分野の知識がほとんどない場合もあります。

なので実験結果の事細な部分に関して先輩は理解できるかもしれませんけど、課長・部長は「??」となるかもしれません。なので同じ実験結果の報告でも先輩には詳細を伝えるようにし、課長・部長にはざっくりした説明をする。

このカスタマイズが難しいんですけどね。できるようになればより分かりやすい説明ができるようになります。

その3:事前に説明すること一言一句考えすぎない

3つ目。

事前に説明することを一言一句考えない。

ちゃんと説明してやろうと思って頭の中で喋ることを一言一句完璧に考えて説明に臨む。ちゃんとした準備してるから大丈夫かと思いきや、これは失敗のもとになります。

なぜか?その理由が次の2つ。

喋り方がめちゃくちゃぎこちなくなる

まず、喋り方がめちゃくちゃぎこちなくなります。

なんとも片言な説明口調。

自分の言葉なんだけど自分の言葉じゃないみたいな。言葉に力や熱が入りにくいともいえるかな。こんな感じで説明されると相手も「なんだこいつ」ってなってまともに聞いてくれなくなります。

しっかり準備したはずが本末転倒な感じになりますので残念なことに。

ちょっとでもしゃべる事間違えるとすぐテンパる

さらに言い方をちょっと間違えると、「あ、間違えた」となってテンパります(笑)テンパってしまったらもう終わり。頭の中真っ白になって言葉に詰まります。

説明途中にテンパるのは相手もイライラしちゃいますので、これは避けたいところ。

その4:説明することを頭の中に映像でイメージする

4つ目。

説明することを頭の中に映像でイメージするようにしてみましょう。誤解を恐れずに言えば「右脳を使うようにする」とでも言いましょうか。

そのイメージした映像をそのまま口で説明するようにする。

そうすると思いのほか自分でも納得のいく説明が口からすらすら出てくるようになります。

説明中に身振り手振りが出てくるのはこれができてるからかも

よく説明してる最中に身振り手振りが出てくる人がいるのはご存じのとおりですがこれが出てくる人って頭の中に何らかのイメージを作り上げながら説明してるからそうなるんじゃないかと。

実際私もイメージしながら話してるときは例え電話での説明であろうと身振り手振りが出てきちゃいますからね。

イメージを使った説明、やってみてください。

その5:他の人だって完璧にできてるわけじゃないことを理解する

5つ目。

他の人も完璧にできてるわけじゃないことを理解しておきましょう。

何回も言いますけど、説明するってのは難しい事です。なにも苦労してるのはあなただけじゃないんですよね。

2年上の先輩だってそうですし、何十年と経験を積んだベテラン上司だってそうです。

だからあんまり自分だけが特別にへたくそだなんてことは思わずに、経験を積みながら徐々にレベルを上げていけばいいですよ。

他の人の説明を意識して聞いてみると・・・

この事実に自分自身で実感するために、他の人の説明を意識して聞いてみて下さい。

結構説明にぬけがあったり、理解できないことがあったりすることに気づくはずです。もちろんあなた自身にそれを理解するだけの知識と経験がないという要因もあります。

でもあなたに理解できるように説明できないってことは相手方も完璧な説明はできてないって事。

このことが見えてくると、少し気が楽になってきますよ。

その6:気を使いすぎないようにする

「あの…、〇〇さん、今お時間よろしいですか…?あ、時間があればでいいので・・・。あ、すみません、では・・・」

上司に報告をするとき、こんな風に気を使いすぎてオドオドな態度になってないでしょうか?

気をつかうこと、確かに人と人とのコミュニケーションにおいては重要だと思います。

でも、気の使い過ぎは厳禁!

「礼も過ぎれば無礼になる」ということわざがある通り、気を使いすぎておどおどした態度っていうのは上司に威圧的な態度をとられる大きな原因になりますよ。

あなたの周りで報連相が上手い人っていないですか?
もしいるのなら、その人がどういった態度で報連相をしているのか、よく観察してみるといいと思います。

ほぼ確実に、堂々としてるはず。

ここで自分自身が部下や後輩から報告されるシチュエーションを想像してみてほしいんですけど、おどおどしながら話しかけられると、内容はどうあれなんかイライラしてきません?

Tawa
Tawa

気の使い過ぎは百害あって一利なし!!

あなたが抱いたのと一緒の感情を上司が抱いてるってわけです。

もちろんその人自身の気性の荒さも関係してくるのでこれさえやれば完璧ってわけじゃないですが、大前提としてオドオドした態度はやめる!

じゃあ気を使いすぎないためには何を意識すればいいか?

言葉遣いを丁寧にしすぎない

初めて会ったお客さんとの対話ならいざ知らず、同じ社内の人間、ましてや何回も顔を合わせているいわば知り合いです。

最低限「です」「ます」を使ってれば、そこまで気を使う必要はありません。

むしろそんなところに気を使ってしまうと気の使い過ぎにつながりかねませんので、むしろ辞めたほうが良い気もしてきます。

入社時のビジネスマナー研修とかでそういった言葉遣いを叩き込まれたんでしょうけど、上司に対していつまでも謙譲語とか尊敬語を使いすぎるのはいかがなものかなと、個人的には思いますね。

最初に話しかける言葉を決めておく

スムーズに上司の懐に入り込むために、最初に話しかける言葉を決めておくのもよいかもしれないです。

色々パターンを試してみて、スムーズにできたパターンを定型化するのもいいんじゃないでしょうか。

私の場合だと、

  • 「〇〇さん、△△の件ですけど今いっすか?…」
  • 「〇〇さん、あの~△△の件ですけど…」
  • 「〇〇さん、今□□からお電話もらいまして…」

こんな感じで最初に主題を伝えて、それから詳細に入る、というようなやり方をしています。

上司も色々仕事を抱えていて、あなたの仕事を詳細に把握してるわけじゃないですからね。

主題を最初に伝えることで、上司のその件に関してのスイッチを入れる、というような1クッションが必要になってきます。

ここでも重要なのは、あんまり言葉遣いを丁寧にしすぎない事。

丁寧にしすぎ=気の使い過ぎ、になってしまいますので。

すぐに直すのも難しいでしょうから、まずは意識してみるところから始めてください。

その7:タイミングを考える

報連相のタイミングは早いほうがいいです。というのも、どんどん報連相が遅れてしまうと事態が複雑化してしまうこともあるから。

そうなると余計に伝え方をどうしようか考えないといけませんからね。

とはいえ、あまりに急ぎすぎて今すぐ上司の元へ向かう。これはやめたほうが良いかと思います。

気が強いタイプの上司の場合、機嫌の悪い時や忙しい時にうっかり話しかけようものなら地雷を踏むことになりかねません。

避けるべきタイミング

じゃあ一体いつがいいの?ということですけど、以下の時間帯はできれば避けたほうがいいかもしれません。(個人的な経験則になりますけど)

報連相を避けるべきタイミング
  • 朝一
  • 会議・打ち合わせの直前
  • 機嫌が悪そうなとき
  • 明らかに忙しそうなとき

朝一は一日のペースを作るために色々考え事をしたり、たまったメールに返信したりと、自分の為に時間を使いたい。これはあなたも同じですよね。

それに、朝は機嫌が悪い人が多いです(笑)そんな時にはできれば話しかけられたくないものです。

上司の会議や打ち合わせの直前もバタバタしてることが多いので、これも避けましょう。

機嫌が悪そうなときや明らかに忙しそうなときは雰囲気で感じ取ってくれとしか言えませんが(笑)上司だって人間。話しかけられたくないときだってあります。

いつのタイミングを避けるべきか、逆にいつなら大丈夫か?もし自分が上司の立場だったらどうだろう、と考えてみると、いいタイミングが見えてくるかもしれないです。

その8.ちゃんと自分の意見を持っていく

報告にしろ連絡にしろ相談にしろ、ちゃんと自分の意見を持ってから行くように!

例えば報告や連絡の場合、起こった事実だけをそのまま伝えただけでは「だから?」という風になりかねないですよ。

事実を伝えたうえで、

  • 何が問題なのか?
  • それに対してどうしていくべきか?

などなど、なぜその話を上司に持ち掛けたのかも忘れずに説明をすることが必要。

上司に何らかの支持を仰ぎたい場合、つまり相談に繋げたい場合は、きちんと上司の意見を引き出せるような話の持って生き方を考えることが必要!

相談の場合、上司に考えを丸投げするのもNG。

「〇〇の件、どうしましょうか?」

こうした聞き方は、上司に仕事を丸投げするある意味失礼な行為でもあるので(笑)やめましょう。

上司だってあなたの仕事を完璧に把握しているわけじゃない。

その件に関してはあなたの方が良く事情を知っているケースがほとんどなので、あなたなりの意見を持っていき、

「〇〇の件、こういう状況がありまして…。自分はこうしたほうがいいと思うのですが、この方向で進めても大丈夫でしょうか?」

そうしたら上司も、

「あ、こいつはちゃんと自分で考えて仕事しようとしているな」

と思って、こいつにはちゃんとサポートをしてやろうという気にもなるもの。

まとめ

という事で、報連相に関するお話でした。

あなたが口達者であろうと無口であろうとコミュ障であろうとコミュ力おばけであろうと、人に説明する機会ってのは往々にしてあります。

あなたの性格の事もあるかもしれませんがこの記事で上げたことを意識していけばちょっとは改善できるんじゃないかと思います。

頑張ってください!

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