上司へ仕事の報連相をするのが苦手な時の対処法。3つの事を意識してみよう 

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仕事の悩みのアドバイス

こんにちは、Tawaです。

上司への報連相。中々にメンタル削られますよね…。これが怖い上司だったらなおさらです。

社会人になって十数年たちますが、個人的に報連相をするときに気を付けることが分かってきました。

  • 気の使い過ぎは厳禁
  • タイミングを見計らう
  • ちゃんと自分の意見を持っていく

この3点です。

苦手意識は一朝一夕で消えるもんじゃありませんけど、ちゃんと備えていけば多少は気持ちも楽になります。

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その1.「気の使いすぎ」は厳禁

「あの…、〇〇さん、今お時間よろしいですか…?あ、時間があればでいいので・・・。あ、すみません、では・・・」

上司に報告をするとき、こんな風に気を使いすぎてオドオドな態度になってないでしょうか?

気をつかうこと、確かに人と人とのコミュニケーションにおいては重要だと思います。

でも、気の使い過ぎは厳禁!

「礼も過ぎれば無礼になる」ということわざがある通り、気を使いすぎておどおどした態度っていうのは上司に威圧的な態度をとられる大きな原因になりますよ。

あなたの周りで報連相が上手い人っていないですか?
もしいるのなら、その人がどういった態度で報連相をしているのか、よく観察してみるといいと思います。

ほぼ確実に、堂々としてるはず。

ここで自分自身が部下や後輩から報告されるシチュエーションを想像してみてほしいんですけど、おどおどしながら話しかけられると、内容はどうあれなんかイライラしてきません?

Tawa
Tawa

気の使い過ぎは百害あって一利なし!!

あなたが抱いたのと一緒の感情を上司が抱いてるってわけです。

もちろんその人自身の気性の荒さも関係してくるのでこれさえやれば完璧ってわけじゃないですが、大前提としてオドオドした態度はやめる!

じゃあ気を使いすぎないためには何を意識すればいいか?

言葉遣いを丁寧にしすぎない

初めて会ったお客さんとの対話ならいざ知らず、同じ社内の人間、ましてや何回も顔を合わせているいわば知り合いです。

最低限「です」「ます」を使ってれば、そこまで気を使う必要はありません。

むしろそんなところに気を使ってしまうと気の使い過ぎにつながりかねませんので、むしろ辞めたほうが良い気もしてきます。

入社時のビジネスマナー研修とかでそういった言葉遣いを叩き込まれたんでしょうけど、上司に対していつまでも謙譲語とか尊敬語を使いすぎるのはいかがなものかなと、個人的には思いますね。

最初に話しかける言葉を決めておく

スムーズに上司の懐に入り込むために、最初に話しかける言葉を決めておくのもよいかもしれないです。

色々パターンを試してみて、スムーズにできたパターンを定型化するのもいいんじゃないでしょうか。

私の場合だと、

  • 「〇〇さん、△△の件ですけど今いっすか?…」
  • 「〇〇さん、あの~△△の件ですけど…」
  • 「〇〇さん、今□□からお電話もらいまして…」

こんな感じで最初に主題を伝えて、それから詳細に入る、というようなやり方をしています。

上司も色々仕事を抱えていて、あなたの仕事を詳細に把握してるわけじゃないですからね。

主題を最初に伝えることで、上司のその件に関してのスイッチを入れる、というような1クッションが必要になってきます。

ここでも重要なのは、あんまり言葉遣いを丁寧にしすぎない事。

丁寧にしすぎ=気の使い過ぎ、になってしまいますので。

すぐに直すのも難しいでしょうから、まずは意識してみるところから始めてください。

その2.報連相のタイミングは”できるだけ”早いほうがいいが…

報連相のタイミングは早いほうがいいです。

というのも、どんどん報連相が遅れてしまうと事態が複雑化してしまうこともあるから。

そうなると余計に伝え方をどうしようか考えないといけませんからね。

一方であまりに急ぎすぎて今すぐ上司の元へ向かう。これはやめたほうが良いかと思います。

ただでさえ怖い上司、機嫌の悪い時や忙しい時にうっかり話しかけようものなら地雷を踏むことになりかねません。

避けるべきタイミング

じゃあ一体いつがいいの?ということですけど、以下の時間帯はできれば避けたほうがいいかもしれません。(個人的な経験則になりますけど)

報連相を避けるべきタイミング
  • 朝一
  • 会議・打ち合わせの直前
  • 機嫌が悪そうなとき
  • 明らかに忙しそうなとき

朝一は一日のペースを作るために色々考え事をしたり、たまったメールに返信したりと、自分の為に時間を使いたい。これはあなたも同じですよね。

それに、朝は機嫌が悪い人が多いです(笑)

そんな時にはできれば話しかけられたくないものです。

上司の会議や打ち合わせの直前もバタバタしてることが多いので、これも避けましょう。

機嫌が悪そうなときや明らかに忙しそうなときは雰囲気で感じ取ってくれとしか言えませんが(笑)

上司だって人間。話しかけられたくないときだってあります。

いつのタイミングを避けるべきか、逆にいつなら大丈夫か?もし自分が上司の立場だったらどうだろう、と考えてみると、いいタイミングが見えてくるかもしれないです。

その3.ちゃんと自分の意見を持っていく

報告にしろ連絡にしろ相談にしろ、ちゃんと自分の意見を持ってから行くように!

例えば報告や連絡の場合、起こった事実だけをそのまま伝えただけでは「だから?」という風になりかねないですよ。

事実を伝えたうえで、

  • 何が問題なのか?
  • それに対してどうしていくべきか?

などなど、なぜその話を上司に持ち掛けたのかも忘れずに説明をすることが必要。

上司に何らかの支持を仰ぎたい場合、つまり相談に繋げたい場合は、きちんと上司の意見を引き出せるような話の持って生き方を考えることが必要!

相談の場合、上司に考えを丸投げするのもNG。

「〇〇の件、どうしましょうか?」

こうした聞き方は、上司に仕事を丸投げするある意味失礼な行為でもあるので(笑)やめましょう。

上司だってあなたの仕事を完璧に把握しているわけじゃない。

その件に関してはあなたの方が良く事情を知っているケースがほとんどなので、あなたなりの意見を持っていき、

「〇〇の件、こういう状況がありまして…。自分はこうしたほうがいいと思うのですが、この方向で進めても大丈夫でしょうか?」

そうしたら上司も、

「あ、こいつはちゃんと自分で考えて仕事しようとしているな」

と思って、こいつにはちゃんとサポートをしてやろうという気にもなるもの。

終わりに

上司も所詮は人間なんです。

コミュニケーションのやり方次第で怒りを買う事もあれば、協力を得られることもあります。

報連相は難しい、これは自分も苦労してきたので痛いほどに分かります。

なので、どうしたら上司のサポートを得られることができるか、これを考えながら報連相に臨んでみてください。

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