こんにちは、Tawaです。
会議という無駄な時間がマジで嫌い。
私Tawaは会議がホントに嫌いです。
なぜなら会議のほとんどが無駄だから。
ただ残念ながら、会議そのものをなくすなんてできないですよね。
会社の形式上どうしても必要な会議もある。（それが無駄と感じてるわけですけど）
この無駄な時間、一刻も早く終わらせたい。そんな風に考えている人たちへ、私Tawaが少しでも早く会議を終わらせることができるように意識していることをお伝えします。
会議のそもそもの目的とは
会議のそもそもの目的って何だと思います？
私が考える目的は、「仕事を進めるために必要な物事を決定する」事だと思ってます。
これ以上でもこれ以下でもありません。
仕事を進めるために必要な物事の決定！
なので主催者の立場だったら物事が決定できるように議題をちゃんと決めておかなきゃいけないし、会議中の進行もちゃんと物事が決まるように進めていかなきゃいけません。
逆に参加者の立場だったら進行を乱すような言動はNGです。
こんな事ちょっと考えればわかるのに、これがわかってない人があまりにも多すぎる。
経験豊富なベテランでさえ分かってる人がすくないんじゃないかなぁと思うぐらい。
積極的な意見交換も結構なんですけど、そんなんじゃいつまでたっても会議終わりませんよ。
会議をはやく終わらせるために
上の目的を意識したうえで、私が会議でやってる事やってない事を挙げていきます。
その１：余計な発言しない
まず１つ目。余計な発言をしないということ。
大体会議で発言されるようなことなんて発言者の承認欲求を満たそうとするような内容ばっかりで進行に全然関係ないんですよ。
余計な発言の例
参考に余計な発言の例を挙げてみましょうか。
会社の業務フローや会社そもそもの在り方にまで話を発展させる
余計な発言の１例に、会社の業務フローや会社の在り方にまで発展をさせるってのがあります。
今そんな話すんなよっていつも思うわけです。
これ結構役職が上の人に多い傾向で、会社の内情を色々知ってるってのもあったり日頃のうっぷんを晴らしてやろうっていう意図もあったりとあるような気がします。
で、周りの人も役職が上の人の発言だから無下にするわけにはいかない。
結果脱線した話題で議論が盛り上がっちゃって余計に時間がかかってしまうということに。
お願いだからそんな発言するんだったら会議に来ないで・・・。
発言する人はちゃんと結論に向かっていく事ができる内容かどうかってのを考えたうえで発言してほしいですね全く。
その２：余計な質問しない
２つ目は余計な質問をしないって事です。
会議に参加してるアピールをしたいのか分かんないんですが、いまその質問せんでもええやろって思うときが結構あります。
余計な質問の例
ここで私が考える余計な質問の例を紹介。
会議が終わった後にこっそり聞けば解決するような些細な質問
まずは１つ目。
会議が終わった後に、担当者にこっそりと聞けば解決するような些細な質問。
わざわざその質問今しなくてえーやんって思うんですが。
その余計な質問からまた話が脱線する事だってあるんです。
重箱の隅を突っつくような質問
次。
とにかく議題の提案者が作った資料についてあらさがしをするような質問をしてくる奴。
こんな質問をしてくる奴は大体嫌われてるんですが(笑)
ある程度自分で考えてここは多分こういう意味なんだろうなっていう予測を立てて自己完結してほしい。
その３：議題ごとに区切りを明確にする
次に気を付けていることは議題ごとに区切りを明確にするという事。
具体的にどうすればいいか。
これは自分が会議の主催者側だった時に意識してることですけど、とにかく今何の議論をしてるのかはっきりさせるために、議題の区切りごとに区切りの言葉を入れるようにしています。
この区切りの言葉っていうのは
- ではこの議題は以上です
- 次の議論は～です
- etc
みたいな感じ。
ちゃんと議論の区切りを意識しないと、例えば議題が複数個あった場合、今どの議題を議論してるのか分かんなくなる時が結構あります。
結果的に議論が大混乱になってやっぱり無駄な時間を過ごすことに。
あなた自身の時間を無駄にしないためにも議論のかじ取りはしっかりやっといたほうが良いですよ。
まとめ：くだらない会議はさっさと終わらせよう
ということで、この記事のまとめ。
会議の目的は仕事を進めるために必要な物事の決定をする場
会議を早く終わらせるために意識したほうがいいこと
- 余計な発言しない
- 余計な質問しない
- 議題ごとに区切りを明確にする
無駄な会議はホントに多い。
その会議を少しでも短くするためここに書いたことを意識してみてはどうでしょう？
